Входящие документы в организации играют важную роль в обмене информацией между различными уровнями руководства и специалистами. Они образуют три основных направления движения⁚ к руководству организации, к руководству структурных подразделений и к специалистам.В соответствии с данными, входящие документы распределяются следующим образом⁚
1. 15–20 % документов направляются к руководству организации. В этой категории находятся документы, которые требуют немедленного вмешательства высшего руководства, такие как стратегические решения, утверждение бюджета и другие важные вопросы, требующие принятия решений на высоком уровне.
2. 15–20 % документов направляются к руководству структурных подразделений. Эти документы обычно касаются операционных вопросов, специфических для каждого подразделения, и требуют дальнейшей обработки и принятия решений руководителями данных структурных подразделений.
3. 60 % документов направляются к специалистам. В эту категорию входят документы٫ связанные с выполнением операционных задач٫ специфических для каждого сотрудника. Они могут быть связаны с процессом производства٫ управлением проектами٫ коммуникацией с клиентами и другими рутинными операциями٫ требующими внимания специалиста.
Это процентное соотношение позволяет эффективно распределить документы в организации, сосредотачивая решение наиболее важных вопросов в руках высшего руководства и операционная работа – в руках специалистов. Такая структура позволяет ускорить принятие решений и обеспечивает более эффективную коммуникацию внутри организации.