Здравствуйте, коллеги!Как вы уже знаете, недавно в нашей компании был создан отдел контроля с целью повышения эффективности контроля исполнения документов. Одной из важных функций этого отдела является проведение предупредительного и текущего контроля. Я хотел бы рассказать вам о том, как проводится каждый из них на практике, основываясь на нашем опыте.Предупредительный контроль ‒ это меры, предпринимаемые заранее для предотвращения возможных проблем в исполнении документов. В этом случае, мы проводим анализ выявленных рисков и ошибок в прошлом, чтобы избежать их повторения. Предупредительный контроль включает следующие шаги⁚
1. Изучение документов⁚ Мы тщательно анализируем входящие документы, обращаем внимание на правильность оформления и полноту информации. При необходимости, мы связываемся с автором для уточнения деталей.
2. Планирование⁚ Опираясь на информацию из документов, мы составляем план работы и устанавливаем приоритеты. Это помогает нам быть готовыми к предстоящим задачам и предотвратить возможные срывы в сроках выполнения.
3. Контроль исполнения⁚ Мы устанавливаем систему контроля для каждого этапа процесса исполнения документа. Это включает в себя отслеживание статусов٫ уведомление о действиях٫ контроль сроков выполнения и проверку качества работы.
Текущий контроль, в свою очередь, проводится во время выполнения задачи и включает следующие действия⁚
1. Мониторинг прогресса⁚ Мы следим за ходом работы, регулярно обновляем статус задачи и информируем заинтересованные стороны о продвижении процесса. Это позволяет нам быть в курсе всех изменений и реагировать оперативно.
2. Контроль качества⁚ Мы осуществляем контроль качества выполненных задач и документов, проверяя их на соответствие установленным стандартам и требованиям. Если необходимо, мы предоставляем рекомендации или вносим коррективы для улучшения работы.
3. Работа с отклонениями⁚ Если в ходе текущего контроля выявляются отклонения от установленных планов или стандартов, мы принимаем меры для их устранения. Это может быть перераспределение ресурсов, изменение процедур или проведение дополнительного обучения сотрудников.
Проведение предупредительного и текущего контроля позволяет нам не только предотвратить возможные проблемы, но и эффективно реагировать на изменения и улучшать нашу работу. Результаты контроля помогают нам делать выводы и вносить изменения в процессы для достижения лучших результатов.Я надеюсь, что эта информация поможет вам лучше понять и выполнять свои обязанности в отделе контроля. Если у вас возникнут вопросы или предложения по улучшению нашей работы, я всегда готов к обсуждению.С наилучшими пожеланиями,
Иван