Как директор‚ я считаю‚ что его решение исключить инструкцию по делопроизводству из комплекта документов в области документооборота не является правильным. Несмотря на наличие Положения о службе документационного обеспечения управления (ДОУ)‚ содержащего все необходимые указания‚ внедрение корпоративных стандартов‚ включающих в себя инструкцию по делопроизводству‚ является крайне важным и полезным для компании.Имея опыт внедрения системы управления документами и контентом‚ я уверен‚ что инструкция по делопроизводству является неотъемлемой частью комплекта документов‚ описывающих процедуры работы с документами. Эта инструкция имеет ряд преимуществ⁚
1. Унификация процессов⁚ Инструкция по делопроизводству позволяет обеспечить единообразие в работе с документами внутри компании. Она определяет общие правила и процедуры‚ которые должны соблюдаться всеми сотрудниками‚ что помогает предотвратить ошибки и несогласованность в работе с документами.
2. Повышение эффективности⁚ Инструкция по делопроизводству облегчает выполнение повседневных задач в области управления документами. Она предоставляет сотрудникам ясные и понятные директивы относительно оформления‚ хранения‚ поиска и уничтожения документов. Благодаря этому‚ процессы работы становятся более эффективными и продуктивными.
3. Снижение рисков⁚ Инструкция по делопроизводству помогает сократить риск утраты или неправильного использования документов. Она определяет процедуры резервного копирования‚ защиты и обмена документами‚ что способствует сохранности и конфиденциальности информации.
4. Обучение новых сотрудников⁚ Инструкция по делопроизводству является важным инструментом для обучения новых сотрудников компании; Она позволяет новичкам быстро ориентироваться в процессах управления документами и контентом‚ что помогает им стать более продуктивными и эффективными сотрудниками.
Пренебрежение инструкцией по делопроизводству может привести к отсутствию единого подхода к работе с документами и увеличению риска потери информации. Кроме того‚ при проведении внешнего аудита или сертификации соответствия стандартам‚ отсутствие данной инструкции может стать препятствием и привести к негативным последствиям для компании.