Описание проекта играет ключевую роль в управлении и успешном выполнении проектов. А когда именно такое описание используется? Первое, что приходит на ум, это начало проекта. Когда мы только начинаем работу над новым проектом, необходимо четко определить его цели, задачи, область применения, ожидаемые результаты и ожидания клиента или заказчика. В этот момент описание проекта помогает всем участникам команды понять и согласовать общее видение проекта, а также понять свои роли и ответственности. Описание проекта также используется в процессе планирования. Оно служит основой для разработки плана проекта, включая определение работ, времени, ресурсов и бюджета, необходимых для достижения поставленных целей. Описание проекта помогает также выявить возможные риски и препятствия, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта, и разработать стратегии и планы действий для их управления. Описание проекта также служит основой для коммуникации с заинтересованными сторонами. Клиенты, заказчики, руководители и другие заинтересованные стороны должны ясно понимать, что они могут ожидать от проекта, какие будут его преимущества, сроки выполнения и ожидаемые результаты. Описание проекта может быть использовано для создания презентаций, отчетов, коммуникаций на совещаниях и встречах с заказчиками и другими заинтересованными сторонами. Описание проекта также имеет значение для эффективного управления изменениями. Возможные изменения в рамках проекта могут влиять на его цели, задачи, сроки и ресурсы. Описание проекта служит основой для анализа изменений и принятия решений о том, какие изменения могут быть внесены без ущерба для проекта, а какие требуют дополнительного анализа и согласования.
Таким образом, описание проекта используется во многих случаях в процессе управления проектами⁚ от начала проекта до его завершения. Оно помогает участникам команды понять цели и задачи проекта, разработать план, проводить коммуникации с заинтересованными сторонами и эффективно управлять изменениями.